社保工作关乎国计民生，举世公认。工作中产生的各种记录构成了重要的民生档案。做好档案数据管理工作，保证档案数据的全面、准确、安全，是养老保险事业健康发展的根本保证，也是社保经办机构的基本职责。近年来，我局把做好社保档案工作作为贯彻党的十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓，提出了“管好社保档案，造福人民群众”的新思路，明确了为参保者“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的新要求，确立了以民生需求为导向，以强化社保档案建设为中心，以丰富档案资源、完善档案服务功能为发展方向的新目标，不断加强制度化、规范化、科学化管理，加大资金投入，提升档案室功能，积极探索档案管理和利用的最佳方式和有效途径，取得了良好的效果。我们的主要做法是：

一、加强领导，确保社保档案工作制度健全

我局负责全市企业养老保险的管理服务工作，担负着参保登记、缴费申报、人员异动、个账管理、退休待遇计发、退休人员社会化管理服务等重要职责。涉及参保人数30多万人，其中离退休人员近10万人，在职人员20多万人。每月产生参保登记、缴费单据、待遇计发等各类单据上万份，份份单据关系到参保人员的切身利益，是维护群众权益的原始凭证。为了使我局的社保档案管理规范、制度健全，我们首先抓了三项工作：一是健全组织机构。局领导高度重视档案工作，把档案管理作为规范基础业务管理、提高社保经办机构能力建设的一项重要内容来抓。为了加强对档案管理工作的组织领导，成立了由局长汤杰任组长，副局长成建良、李燕萍、纪检员张菊华任副组长，科室负责人为成员的档案工作领导小组和档案鉴定小组，统筹组织领导全局的档案工作。建立以综合档案室为轴心、以办公室为主导、各业务科室互动的档案管理网络，配备专兼职档案员三人，制订了《档案工作考核细则》，将档案管理纳入全局目标责任考核中，做到职责明确、分工具体、层层落实，有力地保证了档案管理有条不紊地进行。二是加强人员培训。为了提高全员的档案意识，我局年年将宣传、贯彻《档案法》纳入普法学习规划。通过常规学习与专题学习相结合、集中学习与分组讨论相结合、会上宣讲与网络传播相结合等各种形式，认真贯彻执行《档案法》、《湖南省档案管理条例》、《湖南省档案管理考核办法》等法律法规文件，强化了全体人员，特别是文秘人员的档案意识，使各科室、各中心对档案管理工作重要性的认识不断提高。如2007年，我局针对国际上出现的日本年金数据丢失案、英国儿童福利光盘丢失案等事件，组织了三次专题学习与讨论，有力地提高了全局人员社保档案安全意识。同时采取专业培训、实地观摩等形式，组织档案人员学习新知识、新技术，学会运用计算机管理档案，努力提高他们的业务能力。三是建立健全制度。按照“依制度管理、按规程操作”的工作要求，建立健全了档案管理各项制度，包括收发文登记制度、立卷归档制度、信息录入制度、案卷借阅制度、库房管理制度，安全防火制度、鉴定销毁制度，坚持高标准、严要求，使文件材料从收集、归档、保管借阅、保密、移交鉴定、销毁各个环节不出任何疏漏，确保社保档案真实、完整、安全。

二、夯实基础，确保社保档案齐全完整

档案材料完整齐全，管理科学，是社保档案工作服务人民群众的前提和基础。为把社保档案收集工作做早、做好、做准、做实，我局按照“建档对象一个不漏、归档材料一份不少”的要求，加大对社保档案的收集力度，确保及时建档，有效管理。档案管理人员认真履行记录、收集、接收职责，适时跟踪收集，坚持每月按岗位收集、归类、整理一次，使档案收集归档经常化制度化。2006年，我局在人手少、任务重的情况下，由办公室牵头，各科室积极配合，聘请专业人员对1986年以来的档案资料进行了一次全面规范整理。现在，我局有文书档案238盒，会计档案5000多卷（册），业务档案2000多卷盒，文件汇编37本，图书资料1000多册。文书、音像、电子、实物、会计、业务档案门类齐全、结构合理、整理规范。

在抓好档案业务工作的同时，我局加强了档案基础设施建设。近年来，不断加大经费投入，仅2007年就投入资金11万多元，用于改造档案库房，使用国际先进房屋加固材料碳纤维布双层对档案库房加固，增加档案管理用房，实现了档案库房、档案借阅室、档案员办公室三分开；将原有木制档案柜更新为档案密集架，增加了库容量，做到档案室柜架充足，标示明显；购置和安装了温湿度自动控制仪、空调、去湿机、存放音像档案的专用消磁柜、双层防紫外线窗帘、档案室专用防虫药等，确保档案资料的防虫、防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温“七防”措施落到实处，保障档案资料的安全存放。为了提高效率，档案室配备了专门用于档案管理的计算机和扫描仪，安装了档案管理软件，专门用于档案目录录入、电子文档保存，服务大厅配置了个人缴费自动查询机，为参保群众提供个人账户查询服务。建立了案卷及文件目录数据库，实现了文书档案、会计档案、照片档案、声像档案等目录的电子检索和近年文书档案的全文检索。在此基础上，我局开发建设了自己的办公自动化管理系统，建立了局域网，开通了电子公文处理系统，已实现内部印发文件和阅办上级来文的网上流转，进一步提高了社保经办工作的自动化和无纸化办公水平，使社保档案工作逐步走上科学化、信息化轨道，2006年，局机关档案室晋升为“省特级”。

三、整合资源，确保社保档案造福民生

我们本着“服务民生、改善民生”的指导思想，努力整合档案信息资源，积极开发利用，建立了方便人民群众的利用体系。一方面认真做好参保对象数据的登录、整理、备份存储工作，确保万无一失，让人民群众放心；一方面坚持“边建设、边开发、边利用”的原则，设立阅档室，配备查档员，工作日全天候提供查档服务。近几年来，共接待查阅利用人员1万多人次，利用档案资料20余万件次。为政府制订社保工作规划、科学决策、落实政策以及为参保人员认定缴费年限、养老保险转移、养老金待遇复核等提供了大量可靠信息，充分发挥了社保档案服务民生的作用。如2007年6月，市现代科文有限责任公司的劳资人员在核对其单位职工的个人帐户时，发现本单位职工的缴费情况自2003年开始就与该单位的实际情况不符，我局档案管理人员热情接待并迅速查阅档案，发现主要原因是该单位新任劳资人员在填报异动花名册时错将未调离人员填入调离一栏所致，查清原因后，我局要求该单位采取补救措施，维护了单位和参保人员的权益。

为了给群众提供优质的个人账户信息查询服务，我局先后采取了柜台查询、自动触摸屏查询、电话查询等方式，参保群众只要提供合法身份证明，就可以查询到自己的个人账户信息。从2007年12月开始，我局又与中国银行建立社保银行实时联网系统，推出社保长城卡，持卡人可以在市内任何一家中国银行网点（包括县市区）柜台、自助终端上查询当年和历年的养老保险个人账户的电子档案资料，这在全省首开先河，至今年2月底，我局共发放社保长城卡3200多张，受到了参保群众的热烈欢迎。

养老保险政策文件是社保档案的重要组成部分，件件涉及老百姓的切身利益，是名副其实的民生政策。为了让公众方便快捷地了解有关政策文件，我局除了印制发放明白卡、开展各类行之有效的宣传活动外，及时将一些重要文件报送到市现行文件服务中心和政务公开中心，并充分利用市劳动保障局的网络平台，供公众查询和利用。湘潭公路桥梁建设有限公司、湘潭水利探钻打井队等单位，就是通过这些渠道了解政策后，立即着手办理职工的参保手续，彻底解决了职工的养老后顾之忧。目前，湘潭路桥建设有限公司共为在职职工273人办理参保缴费，77名退休人员纳入了社会养老保险统筹范围，现在，我局每月要为该单位退休人员按时发放养老金76万多元，人均养老金水平达到1000元左右，结束了该单位退休人员养老金不能足额按时发放的历史。由于我局将关系群众切身利益的重要文件及时予以发布，实现了档案资源的有效共享，近年来，按照政策规定几类特殊单位和群体的3000余人参保，促进了我市的社会稳定和谐。

                                                                 （湘潭市社会劳动保险事业管理局）