为了更好地开发档案信息资源，充分发挥档案信息资源的作用，服务各项工作和建设，近年来，我校在档案信息化建设方面作了一些努力，取得了较好的成效。我们的做法是：

一、统一思想，努力搭建档案信息化建设平台

档案信息化建设是档案事业的发展方向，也是对档案部门和档案工作者的一大挑战。在新世纪之初，我校就意识到了信息化给档案工作带来的契机，并将档案信息化建设纳入了信息数字校园的规划之中。

1、更新观念，牢固树立档案信息化建设理念。为了更好地学习档案信息化的新理念和新知识，做到首先从思想上武装自己，我校分管档案工作的党委副书记亲自参加了关于档案信息化建设的培训班和研讨会，参观了解了省内外先进单位的档案信息化建设情况，进一步认识到档案信息化是档案事业发展的必由之路，也是提高档案服务水平的重要途径。要求档案馆全体工作人员及校属各单位主管档案工作的领导和档案员，要统一认识，从思想上重视，把档案工作放在与教学科研工作同等重要的位置上来，把档案信息化建设放在档案工作的重心上来。

2、领导重视，积极配备软硬件设施设备。档案的信息化离不开现代先进的技术和设备。近几年来，学校在档案馆信息化建设中不遗余力，做到了需要什么就积极配备什么。在校领导的高度重视和支持下，学校为档案馆配备了服务器、计算机、刻录机、扫描仪、打印机、数码相机等信息化必备设备。购置了南大之星的网络版档案管理软件和OCR扫描文字识别软件，并且做到不断更新、升级与完善。

3、推广宣传，大力普及档案信息化建设知识。档案信息化除了需要现代化的软硬件设施，还需要具有现代信息技术的档案管理人才。为了更好地使基层的档案管理人员和兼职档案员了解学校的档案信息化建设规划，熟悉现代的档案管理工具，学习最新的档案管理方法，学校既在人才引进上把关，引进了一些档案专业和计算机管理方面的专业人员；更注重档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加国家和省市档案局举办的各种培训。2006年，参加了国家档案局在厦门举办的档案信息化建设和电子公文管理培训班。2007年，又委派档案馆的部分同志到复旦大学、南京大学等国内档案信息化建设的领头高校学习，了解档案工作的最新动态。同时组织了多次档案管理人员培训班，通过集中培训，个别指导，对网上归档、网上录入上传、网上查阅进行现场操作和指导。通过学习考察，解放了思想，开阔了眼界，增加了感性认识，更让他们切身体会到现代化的信息手段给档案工作带来的便利，加深他们对档案信息化建设的理解，更好地为学校的档案信息化建设出力。

二、齐心协力，档案信息化建设稳步推进

1、统筹规划，制定档案信息化建设步骤。档案信息化建设是一项细致、复杂的工作，并且带有一定的专业性和针对性，不是一朝一夕能完成的，它需要有一个总体、宏观的规划和部署。因此，我们在明确提出以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快档案数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程的档案信息化建设目标后，针对我校档案工作实际，制定具体的实施方案和步骤，力争做到高效、优质地完成馆藏档案资料的数字化，为档案信息化建设的顺利实施奠定了基础。

2、有序开展档案信息化建设。由于我校档案管理内容的多样性，档案信息化的内容和手段也相应有所不同。针对综合档案信息化的特点，我们采取了以档案实体分类为标准，以档案形成年度、使用频率和重要程度为依据的方法，将馆藏档案分门类、分批次地录入档案管理系统，利用档案网络软件来进行管理。首先是将所有馆藏档案的案卷目录全部录入系统，接下来，按年度顺序进行卷内文件目录的录入工作。经过几年的努力，到目前为止，我们已经基本完成了所有馆藏档案的案卷目录和卷内目录的著录工作，计算机录入目录13多万条，基本完成了案卷和卷内文件目录数据库的建设。与此同时进行了重要文件和馆藏照片的扫描、上传工作，已经基本完成了馆藏照片档案以及2001年以后重要文件的扫描上传工作，上传全文及照片1万多份（张）。所有的照片和2001年以来重要的文件已经实现了网上图片和全文检索。目前，我们正在加紧进行学生学籍档案的数字化工作，第一步计划是将利用频率最高的毕业学生成绩总表全部扫描进入数据库。

在干部人事档案信息化方面，我们确定了在职干部优先，离退休人员在后，机关、处级干部优先，院系和一般人员在后的原则，对所有人员的档案目录和信息进行数字化处理，在对学校所有在职干部及离退休人员的人事档案进行了重新整理的基础上，目前已将所有在职干部的档案目录和机关所有人员信息全部录入计算机，实现了计算机对干部人事档案的辅助管理。

3、注重档案信息数据安全。在加快档案目录录入速度和全文录入进程的基础上，我们同时也特别注重加强信息安全意识，坚持做到每周一次多机同时备份，半月一次移动硬盘脱机备份，一个月一次光盘刻录，确保异地保存的灾备工作落到实处，做到档案信息数据的绝对安全。

4、加强档案网站建设和维护。为了构建学校的档案网络体系，使学校的档案工作真正实现高效化、信息化，我校档案馆加强了学校的档案网站建设，及时进行了维护和更新，使学校的档案收集、归档、利用等一系列工作流程都能通过校园网完成。并且对学校的档案工作规章、动态等都及时予以公布，使信息更新更加及时，服务手段与方式也更加便利。

三、高效便捷，档案信息化建设初显成效

经过几年艰苦的努力，付出了辛勤的汗水，也取得了一定的成果，我校档案馆的馆藏档案案卷和卷内目录数据库建设基本完成，全文数据库正在逐步完善，档案管理网络和校园网实现了平稳对接，为学校的各项工作提供了很大的便利，也给学校的档案工作带来了很多实惠。

1、档案信息化为档案工作“正名”。档案工作是一项默默无闻的工作，而我校的档案管理网络疏通后，便捷的利用方式和丰富的馆藏资源让许多人发现了档案资源的价值所在。我们为学校每个单位在档案管理软件中设置了用户名，并根据每个单位的职能开放了相应的档案资源，只要打开电脑，就能登陆档案管理系统，查找他们需要的档案资料。我们不断完善的全文和图片数据库，更让他们不必亲自来档案馆就可以下载、打印需要的文件资料。这种利用途径既简单又方便，很多单位遇到问题首先想到的就是查查档案，找找原始资料，确实帮助他们解决了许多困难。同时，对于广大师生员工，我们还相应地开辟了网络服务，在网站上开辟了留言版，及时为他们解决难题。利用邮箱、网站为外地的校友提供利用服务，免去了他们舟车劳顿之苦。

2、档案信息化建设为档案工作“减负”。档案利用工作是档案工作的一大组成部分，传统的手工查询费时又费力。由于我校实行了档案集中统一管理，档案的利用频率相当高。平时一般每天要接待5-6人的档案利用，尤其是在研究生考试报名期间，一天最多时要接待了100多人查阅档案，让档案馆的同志们晕头转向。档案数字化以后，部分档案只要轻点鼠标，就知道档案所在位置，档案网站的建设，使一些利用者通过网站就可利用档案。比如在今年的本科教学水平评估和50周年校庆筹备工作中，很多档案资料的利用就是通过档案网络系统进行，利用人员只要坐在自己的电脑前，通过校园网访问档案馆主页，就可以轻松地对所需档案材料进行查询、下载、打印，既方便了利用者，极大地提高了检索查询的速度，同时避免了拆钉、复印等手段对档案实体造成的损伤，也大大减轻了档案馆利用工作的压力，达到了双赢的效果。

3、档案信息化建设让档案工作“获利”。便捷的档案服务让大家重新认识了档案资源的价值，也激发了大家收集、移交档案的热情。许多单位原来每年的档案收集、移交工作因为种种原因总是不够及时、不够完整。现在，只要他们在网上输入目录，再移交实体档案，档案馆很快就能够完成清点、整理、入库的工作，马上就能让大家利用。方便快捷的利用、服务使他们尝到了“甜头”，现在，很多单位的档案都能及时、完整地交到档案馆，确保了档案的安全、完整，大大地促进了档案工作的顺利开展。

我校的档案工作信息化建设虽然取得了一些成绩，但是与兄弟单位相比，我们还有很多的差距和不足。在今后的工作中,我们将更加扎实工作，开拓进取，为不断开创我校档案工作新局面而努力。

                                                                                         湘潭大学档案馆