湘潭平安电气集团有限公司于1998年进行了股份合作制改造。公司现有员工452名，产品涉及矿用主通风机、局部通风机及配套电动机、防爆电器、控制开关等，五大类、七个系列共170余种规格。近几年来，在市委、市政府及各级、各部门的大力扶持、帮助下，公司持续健康发展。2007年实现产销1.45亿元，上交税金1205万元；2008年，又保持了良好的发展态势。公司为国家首批103家“创新型企业试点单位”、“国家火炬计划重点高新技术企业”、“全国煤炭机械行业优秀企业”。

近年来，公司在档案管理方面做了一些工作，这次荣获“湘潭市档案工作先进集体”在档案工作中我们的主要体会是：

一、提高认识是做好档案工作的前提

我公司前身是湘潭防爆电器厂，始建于1963年。1998年完成了股份制改造，现有职工人数452人，公司的档案内容十分丰富，这些沉淀了“拓荒者”智慧与汗水的档案资料是企业的宝贵财富，是企业可持续发展的基础，十分珍贵，我们亦十分注重保存好这笔财富。近年来，公司坚持以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，档案法律、法规得到了有力贯彻实施。公司董事会和经营层对档案工作非常重视，把档案工作列入公司基础管理的重要内容。去年年初，公司制定了“开拓创新、做专做精、严格管控、全面提升”的经营方针，开展标准化、制度化、信息化管理，完善管理体系，全面提升企业核心竞争力，这些工作都离不开档案管理这个基础工作。为此，公司成立了综合档案室配备了1名专职综合档案员、9名兼职档案员，首先为档案工作的开展奠定了机构和人员基础。为了提高档案人员的业务水平，公司先后派出8人/次到市档案局进行了培训。在档案管理基础设施建设上，公司按照档案管理的要求，做到了档案库房、办公场地两分开，设立有专门的档案室，还配备了档案密集架、专用电脑、扫描仪、光盘刻录机、打印机、复印机、数码照相机、吸尘器、摄像机等档案管理的设施设备，投入资金15万元。

二、规范管理是做好档案工作的基础

常言说：没有规矩，不成方圆。为做好档案管理工作，我们在三个方面注重规范管理：

一是靠制度来规范档案工作。我们根据企业自身的实际情况，建立健全了公司档案管理的各项制度，明确了职责与义务。公司已建立档案归档制度、档案查借阅制度、档案保管、保护制度，进一步明确档案归档范围及保管期限表。公司档案部门对档案管理的主要环节严格照章办事，有利于文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行，从而把档案管理工作纳入制度化的轨道。

二是全面收集，保证档案的系统、完整、齐全。针对公司过去档案材料分散在各职能部门，甚至在某些业务人员手中，往往造成档案资料的不完整性。为了做好档案的规范化工作，公司明确规定了每个部门须收集的档案材料，从而确定公司档案的归档范围,以确保档案的完整、齐全。公司各职能部门齐心协力，相互配合，使应该收集到的资料按类别的不同形成系列，使收集工作顺利、完整地得以实施。

三是系统分类，科学管理。我们的具体做法是：收齐一类，规范整理一类。针对公司现状共分了党群工作类、行政管理类、生产技术类、基建类、设备仪器类、产品科研类、人事类、会计类、经营销售类、照片音像等十类。根据我公司高新技术企业特点，特别对科技档案进行了重新分类、排列、编号，剔除了重份和无保存价值的文件材料，重新编写案卷题名、卷内文件目录。财务档案从1998年改制以来逐柜整理分类、编号、编目。人事档案按在职、退休、内退、离职建立了员工个人档案。照片档案共分了领导视察类、工作会议类、产品类、荣誉类、活动类等五大类整理。同时各类档案都建立了检索工具，以便查找利用。文书档案、科技档案、人事档案、财务档案目录现已全部输入电脑。

三、有效开发档案信息资源是推进档案工作的重要前提

企业的首要目的是取得良好的经济绩效，经理层自然把主要精力放在经营管理上。由于档案本身不直接产生经济效益，因而很容易导致在企业管理工作中被忽视。因此企业档案管理人员只有通过不断提高专业素质，充分了解公司发展需要，积极主动开发档案资源，为企业经营管理服务，档案工作才能真正被各方面所重视和认同。在档案信息资源开发上，我们主要从以下两点着手：

1、将档案管理纳入企业管理体系认证之中。公司1999年通过了ISO9001质量管理体系认证，2005年通过了ISO14000环境管理体系的认证，2006年又通过了OHSAS18001职业健康安全管理体系认证。我们以公司管理体系认证为契机，将资料管理纳入到各部门日常管理工作中，与档案管理相关的“文件控制程序”、“记录控制程序”都纳入体系文件中，使档案工作有了全面的、持久的依托和资料来源。企业认证是档案规范化、程序化最有力的手段和措施。

2、将档案管理纳入企业信息化过程。目前，公司已有自己独立的信息中心，有着自己的商务管理系统，日常办公系统。档案工作借助网络优势，一方面可以提高档案的查阅率、使用率，另一方面可以很好的实现资源共享，不失时机地使档案工作与企业信息化同步发展。公司档案人员收集公司荣誉证书、专利证书、煤安证书、防爆证等资质证明扫描至电脑，做成电子图片库提供利用。

在企业技术创新、产品开发过程中，档案不断显示出其重要作用。我们依据档案资料，把用户在使用产品上的难点、焦点问题作为产品创新的需求，针对局部通风机噪声大、效率低、电动机容易烧坏等问题，迅速组织攻关，在吸收消化日本、德国风机技术基础上，开发出了高效低噪对旋式局部通风机及其专用电机等专利产品。

档案为公司拓展业务提供了支持和帮助。在销售业务中，公司档案部门提供的质量认证体系证书、商标注册、资质证明、煤安标志证书、专利证书，展示了公司的管理水平和技术实力，使公司在诸多的各类招投标活动时连连中标。

档案为企业树立了形象，赢得了信誉。公司档案部门整合公司历年的荣誉、资质，为企业申报名牌产品、专利技术及各种项目提供了依据，为公司在市场竞争中立于不败之地打下了基础。2007年成功申报“湖南省科技重大专项一把手工程”、“湖南省矿山通风与除尘装备工程技术研究中心”、“国家火炬计划重点高新技术企业”，并获得了政府的政策资金扶持。

实践无止境，创新无顶峰。随着我国非公有制经济的迅速发展，平安的事业在一天天不断的壮大，我们虽然离档案管理现代化还有一定差距，但通过档案资源的开发利用我们已经获得实实在在的效益。我们将借此机会向各位同仁学习好的经验，继续抓好档案管理工作的标准化、规范化、制度化建设，在公司效益创一流稳步推进各项工作的同时，档案管理工作也争创一流。为做国内最大、国际上有一定影响和地位的“矿井通风专家”，打造百年平安，共同创造辉煌灿烂的平安明天，为社会创造更多的财富而不懈努力。

                                                                                 湘潭平安电气集团有限公司