湘钢档案馆　周清联

摘　要　人类正走向信息时代，电子档案这一新生事物正是时代特征的产物，它的到来给传统的档案事业提出了新的问题和挑战。本文探讨了电子档案的利用管理方法。

关键词　电子档案　利用管理　利用方法

电子档案有良好的复用性，可交互利用。它不再受“孤本”限制，一份档案可以供所有需要它的人共享，无论多少次在计算机屏幕上显示，或多少次输出到打印机上，它的信息不会受到任何损失和破坏。轻易实现“多人共用同一文件”，消除了传统档案一定时间利用上的垄断，开阔了利用空间。利用者在阅读过程中可以随着思维活动随时提出新的要求，计算机会根据你的要求把相关文件调到你显示屏上供你阅读使用。特别是超文本文件可以将许多相关的文件、数据联接起来，供利用者调阅。一份档案成了特定范围信息网的连接站，利用者需要的所有信息便会获取。电子档案在检索、利用、传输等方面能高效、快捷、方便满足利用者的需求，电子档案的数字形态，使它能够快速地在网络中传输，电子文档一体化，使文书与档案工作统筹规划、相互协调，两者在一次输入，就能达到多口、多途径的输出利用效果。利用者足不出户，即可在自己的电脑终端上看到自己所要的信息。这正是电子档案的魅力所在。

一、电子档案的利用管理

既要方便查阅利用，又要保证安全，是电子档案提供利用的基本原则。要做到这一点，必须从以下方面入手：

1、建立电子档案数据库和电子档案管理系统。

与传统纸质档案相比，电子档案的优势在于快速检索与利用。这靠人工是无法实现的，只有借助计算机等齐全的、现代化设备电子档案数据和科学的管理系统才能实现。数据库至少应建立两个：档案目录数据库和档案文献数据库。两个相互融合为一体，电子档案数据库其实只是档案的数据仓库，其管理调用离不开目录数据库。提供利用者满意的电子档案信息服务系统，创造利用者可接纳的接口与界面，计算机系统通过目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码后，再按检索到的地址到档案文献数据调出相应的信息原文。要实现电子管理现代化，这两个数据库应统筹规划、同时建设。应用利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

２、建立新的“利用规则”。

与纸质文件相比，电子档案利用中最突出的问题是信息安全。电子信息的易变性使利用活动中潜藏着对信息原始性的威胁；另一方面随着网络的普及，电子档案从档案阅览室分散到四面八方的计算机屏幕上，使以往许多行之有效的控制手段变得无能为力，必须建立专门的电子档案利用制度。

（１）确保电子档案的信息安全管理。

建立多套备份制度。电子档案应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。封存的一般只用于与拷贝件核对校验，不能对外提供利用，以保证电子档案的原始性。对外提供利用的电子档案为只读文件。对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份等方法进行加密管理。档案工作要考虑对身在各处的利用者，对其利用权限的管理只能靠计算机系统鉴别和控制。我们的计算机系统应尽量采用先进技术加强对用户权限的管理，确保档案信息的安全。尽可能地借助计算机网络提供档案信息，供利用者使用。电子档案的优势在于网上传递使用，应积极为网上利用创造条件。采取相应的技术措施，保证提供利用时电子档案载体不受损坏。注意保密档案不得上互联网络系统，只可在内部使用。

（2）建立使用权限的审核管理。

在电子档案的利用工作中，必然涉及到档案载体的保管人员、数据通信系统管理工作人员和利用者等，由于他们各自工作的性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。提供利用时严格查阅程序，不得超越权限使用。

第一、使用权限的认定

在整个利用系统功能的使用上，要根据各种人员的级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中由系统自动判定当前使用者身份合法及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用的各种功能操作的路径进行跟踪与记录。已批准为“使用权限保护”的电子档案，要在目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子“使用权限保护”和密钥管理规定。提供利用时要严格查阅利用程序，电子档案未经批准任何单位和个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。电子档案可在办公室自动化系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，查阅超越权限的电子档案，需经有关部门同意，并遵守保密规定。在系统设计阶段考虑对于电子档案的检索利用，对需要控制利用权限的部分采取必要的控制措施，不得超越权限使用，确保电子档案的信息安全。对涉及使用未经授权的功能时，应能拒绝响应并予告警提示，以确保系统的安全和进行有效的控制与监督。

第二、控制授权的确定

在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对它的授权。这里应特别指出的是，对整个系统带来影响或电子档案载体进行无条件复制等功能，其被授权者的范围应越小越好，同时要建立有效、可靠的规章制度，确保使用权限的审核管理在利用工作中得以实施。

二、电子档案的利用方法

电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息随心所欲加工处理，变成自己所需要的信息。电子档案通过计算机网络进行无距离传输，使异地利用成为可能，消除了利用者的地域隔离。一般有以下几种方法：

１、通过电脑直接提供利用。

利用者通过档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接检索。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通讯传输相比减少了大量的管理工作，可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。但是，这种可能性取决于档案馆网络系统中可直接利用的信息资源的多少，可以采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法，并将加载的内容或时序向利用者通报。从利用者的角度出发，可建立利用者预约内容申请文档，通过系统对这些申请的处理，及时将相关的档案数据加载到档案部门的网络查询系统，供利用者使用。

2、用数字网络传输电子档案。

这一方法比较适合于单位之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供利用。可通过点对点转换数字通讯或互联网实现。互联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。如上网传送，只有经过档案部门的计算机系统对用户使用权认可后，方能提供利用。

3、物质载体的拷贝利用。

档案部门可以向利用者提供拷贝记录在特定载体上的电子档案，具体表现在：（1）提供形成和存储文件的原始技术，（2）在利用者的新平台上仿真原始技术，（3）用迁移技术将电子档案转换到新系统中，（4）将电子档案转换为最新格式，（5）将文件转换成通用标准文件存储格式，由利用者自行解决恢复要显示的软、硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。

提供电子档案的拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息的散失，对安全、保密工作带来问题。因而，应依据利用者的需求和确认使用权限后进行提供情报拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝出来，并通过技术手段防止所提供的拷贝的再复制。且必须进行回收。要建立完善的拷贝利用手续，提供利用者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登录信息进行自动管理，以便使档案管理人员能够及时了解拷贝的利用情况，并对已回收期限的拷贝提出催还清单。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理，并在相应的信息文档中注明已回收，完成利用使命。

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依耐技术的多重化，使得加强电子档案的利用管理工作显得更加重要。采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，可依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。采用通讯传输或直接利用等利用方式时，必须对信息内容进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。无论采取那种利用方式，系统都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，亲自动进行相关的记录，作为对利用工作查证的依据。

参考文献：

[1]国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》1997年第2期

[2]冯惠玲，拥有新记忆--电子文件管理研究《档案学通讯》1998年第6期

[3]吴红，电子档案的方法论《中国档案》1998年第3期

[4]金波，电子档案文件的保护《档案学通讯》1998年第5期