湖南科技大学档案管理中心　刘晓兰

摘　要：信息技术的发展，极大地促进了档案信息资源的开发和利用。但是，目前我国档案资源开发利用工作还面临着许多困难，存在许多问题。诸如网络资源开发欠缺、档案人员素质不高等等，都桎梏着档案资源的开发与利用。如何克服这些困难，发挥自身的优势，利用现代网络技术，不断改善档案服务的管理模式，加强档案的信息资源开发，是当前档案工作者迫在眉睫的任务。

关键词：信息技术　档案资源　开发利用

信息资源的有效利用成为经济和社会发展的积极因素，人类进步的重要标志。在信息社会，档案信息资源的开发与利用愈发显示出其紧迫性和必要性，随着社会网络化、信息化的不断推进，档案有限的资源越来越不能满足广大用户的需求，如何利用计算机和网络技术进行信息资源开发是档案工作发展的关键。

１档案信息资源开发的含义及必要性

1.1信息资源的含义。信息资源（ Information Resource) 是经过人类选取、组织、序化的有用信息的集合。诸如孟广均等人提出的：信息资源是信息的一部分，是信息世界中与人类需求相关的信息，信息资源是可利用的信息，是在当前生产力水平和研究水平下人类所开发与组织的信息；信息资源是通过人类的参与而获取的信息，人类的参与在信息资源的形成过程中具有重要作用。特别是人类步入信息时代，科学的进步、社会的繁荣已离不开信息，信息资源的贫富状况和开发利用程度已成为衡量一个国家或地区文明水平的标准，是检验其经济、文化、科技乃至综合国力的重要指标。因此，重视与加强信息资源建设已成为人类的共识。

1.2档案信息资源开发的含义。所谓档案信息资源开发即指档案馆将收集到的信息资源，根据用户的不同需求，按照不同的目的和要求，进行不同方式、不同深度的整序和加工，使其增值，并以各种信息产品的方式提供给用户使用，它包括信息资源的开发 ；信息资源的利用。开发是为了利用，开发的产品越多，越合乎用户的需求，资源利用率就越高，而用户的信息需求，强烈的利用欲望和行动，又将促使开发工作的深入开展。

1.3档案信息资源开发的必要性。信息资源的开发是现代档案馆区别于传统档案馆的重要标志，也是目前档案工作的中心环节。衡量一个档案馆工作的好坏，不只是看它收集了多少有价值的档案和加工整理情况、保管工作如何，更重要的是看它所收藏档案信息传递和信息开发，将信息资源快速、准确、完整地提供给用户参考利用。在当今信息时代，信息资源的积极开发显得尤为重要，特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势，从更深层次多途径挖掘信息资源，变被动为主动，变静态为动态，加强档案馆之间的横向联合，从而使信息资源得到充分开发与利用，变单一信息为综合信息，变无序信息为有序信息，变浅层信息为深层次信息，以适应信息社会的需要，发挥档案部门的职能作用。

2 不同时期档案信息资源的开发与利用

2.1传统的档案信息资源的收集与利用。传统的档案工作追求是系统完整的收藏以纸质为载体的印刷型档案信息资源，其核心任务是通过收集来的档案信息，进行整理、编目、加工等分门别类有序地排列；其档案资源的利用率是由馆藏规模和独立向用户提供档案信息资源的能力所决定的。因此，各馆对“大而全”、：“小而全”的馆藏规模孜孜以求。在馆藏资源建设中，大多注重采集现行的档案保存，采取的是传统的封闭型管理与利用。

2.2现代档案信息资源的开发与利用。随着信息网络技术的迅猛发展，信息环境的变化，人们对档案信息资源结构的认识也随之改变，由于新的档案载体不断涌现，如：电子档案、缩微档案、声像档案、光盘档案、软盘档案、多媒体档案等，特别是信息化、网络化的实现，用户可在网上检索利用档案馆未收藏的大量信息资源，这就是促使传统的收集档案资源观念发生了巨大变化，即对档案资源由重保存向重利用发展，对馆藏档案的利用，由封闭型向开发型，对档案信息服务由传统走向了现代。当今，广大读者不再注重信息载体的差别和津津乐道于馆藏规模，而是重视从档案馆获得信息（包括网上信息）的能力和服务质量、服务效率。因此，网络化的信息时代，档案信息不仅是纸质信息档案，而且包括多种多样的、不同载体有着多种渠道、多种路径的信息档案。也就是说现代档案信息资源开发中的概念已不是单纯的资料提供，范围狭窄，形式单一呆板的服务形式，而是采用高科技手段在开发利用上做文章，吸引更多的用户，全方位地向社会提供政治、经济、法律、科学、技术等方面的高质量服务。

３档案信息资源建设工作的现状

3.1信息意识淡漠。随着科学技术的发展，整个社会的网络化、信息化程度不断提高，人类社会已进入到一个前所未有的信息时代。在我国，传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展，远远不能满足人们对信息的需求。具体表现在档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，抱残守缺，缺乏开拓与创新精神，以致于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存不协调的局面。

3.2资源建设不足。俗话说“巧妇难为无米之炊”，搞信息化建设离不开先进的软硬件环境的支持和不断的更新、维护。因此，档案工作需要长期的资金投入，而档案部门从事信息建设的资金主要来源于国家投资。目前，我国整个档案部门信息化建设现状仍令人担忧，表现为：其一整体投资不够，而有限的投资又没有用在刀刃上，出现了结构不合理现象，导致了许多浪费；其二有的部门缺乏资金来源，有的部门对档案的重视不够；其三从网络化管理上看国内大大小小、数目众多、品种参差不齐的光盘网络系统和光盘资源重复购置，不讲效益，忽视网络资源利用等诸多问题；其四没有一个规范化、标准化格式，形成了各自为政的局面。

3.3服务手段落后。随着数字化、网络化技术程度的不断提高，近年来，许多档案部门都购置了计算机、打印机、复印机等现代化设备，建立了文件数据库和档案查询数据库，有的档案部门在网络上有了自己的主页，连接了因特网。但是大部分档案信息化管理起步较晚，有的档案管理还在原有的基础上踏步，还仅仅停留在内部管理上，即使是实现了档案管理现代化，还远远没有实现服务手段自动化和网络化。

3.4队伍素质不高。由于传统服务手段和内容单一性，使得许多人都把档案工作看成是人人都能胜任的工作，无需多少知识都可以“守好摊子”。随着社会的发展，科学技术已应用于档案工作的各个环节，无论从内容和方式都发生了巨大的变化，不单是收集、整理、借阅、保管等简单的操作模式，过去那种坐、等、靠、要的管理体制已是行不通了，那种仅仅依靠传统的队伍建设已远远不能适应信息时代对档案人员的需求。目前从档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识；四是档案队伍结构不合理年龄偏大是主要问题；五是档案队伍建设不稳定；六是上级领导重视不够等等多种因素，造成了档案信息化建设滞后的原因。

4 努力做好档案信息资源的开发与利用工作

4.1转变观念，强化信息意识。21世纪是信息化社会，随着信息化程度的不断提高，人们对信息的需求量越来越大，对信息的需求层次也越来越高。开发信息市场，提供信息服务，即是社会对档案部门的需求，也是档案部门自身发展的需要。所以，要在新的世纪里生存并发展，必须顺应时代的潮流，转变观念，强化信息意识，在档案开发与利用中，不仅要做好传统的服务工作，而且要进一步发挥主观能动性，根据用户需要，积极开发多种多样的档案信息资源。

4.2进一步加强信息资源建设。坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建设的基础工程和核心任务。信息资源就是信息化建设的物质基础，没有信息，信息资源就像“无本之源”。因此，丰富馆藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播，成为各级档案部门信息服务的发展重点。首先要改变“重硬轻软”的错误观念，树立信息资源开发利用是信息化核心的正确认识，把信息资源开发利用放在信息化建设的首位，不断淡化传统单一的服务模式和管理手段，加强开发利用与社会、商业、科技等相关的各种电子、网络等多媒体信息，特别是要加快机读型的检索工具和专题数据库、目录数据库、全文数据库建设，使用户能方便、快捷地获取信息。其次，要加强信息资源开发利用的研究，解决新课题。我国信息网络建设刚刚起步，既缺乏实践经验又缺乏理论指导，需要组织专家学者深入研究探讨。

4.3加大对信息资源数字化的开发。目前，我国部分地区、城市建立了数字档案馆，就数字档案馆而言实际上就是一个信息采集、信息管理、信息利用、系统维护的大系统，数字档案馆的建设基于网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设，是向公众提供多种形式的档案资料查询、浏览服务的数字档案馆 Internet服务中心的工作，是采集信息并送到采集与预处理系统，向用户提供信息服务，进行网络、数据和用户的管理维护。档案部门应充分应用信息技术和信息网络的开发利用成就，借鉴世界各国在信息资源开发利用方面的经验，加强档案资源开发利用的研究和实践，建设我们自己的高水平的数据库。要使其具有大容量存储、信息数据分析、信息检索等强大功能，把大量闭置的原始信息纳入信息加工和信息服务体系中来，为网上信息服务提供具有高附加值的信息资源。通过资源共享与馆际间的合作、协调，根据需要与可能，在适当范围内和一定程度上对馆藏资源进行数字化。有条件的档案部门要积极推进对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案数字化进程。

5 档案人员是档案资源开发和利用的决定因素

5.1由传统的“守门人”转变为住处的建设者。在目前的信息环境中，电子信息资源不断涌进档案馆，这对每个档案员来说都是一种新的挑战，不能只是被动的信息管理者，而是要从“守门人”形象变为信息采集、管理和传播者。他们提供给用户的不仅仅是信息，而是从信息中提炼出来的知识。面对信息网络的巨大资源，要从旧的管理方式走出来，将服务的主要形式和力量放在根据用户需求选择开发、联结、利用各类资源上，有效开发各种数据库，善于灵活选择、协调和利用多种服务。努力使自己在未来的信息服务中承担起诸如“信息资源建设者”、“网络导航员”、“知识导航员”等时代赋予的新角色。

5.2提高档案人员的素质。在信息技术发达的今天，档案员的新角色是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，以信息的组织管理和用户培训为中心职能，档案员要从大量信息资料中搜集和筛选对用户最有价值的信息，为用户提供深层次的信息服务。因此，要加强档案员自身素质的提高，适应信息化需要就必须具备：①强烈的事业心，严谨的工作态度；开拓进取的创新精神，较强的思维能力。②扎实的业务知识，熟练的实际操作技能，即掌握现代信息技术，又具有较高外语水平。③优良的文化素质，渊博的科学知识，较强的信息意识和经营管理知识。除此之外还要具备网络资源开发研究能力。

总之，随着时代的发展，社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，只要我们勇于开拓，不断进取，以时俱进，做好档案信息资源开发与利用，才能在社会主义建设中增强自己的吸引力和竞争力，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，才能在信息社会的发展中不断进步。

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