2007年底，国家批准武汉城市圈和长沙、株洲、湘潭（简称长株潭）城市群为全国资源节约型和环境友好型社会综合配套改革试验区。“两型社会”试验区建设，既为档案工作带来了新的发展机遇和发展环境，也带来了新的课题和挑战。探索建立符合“两型社会”要求的档案管理体制和服务机制，既是形势发展的要求，也是试验区档案事业发展的需要。
      一、长株潭档案管理体制现状
     研究长株潭档案管理体制改革，必须认真审视和分析现行管理体制，总结得失、剖析利弊，对不适应“两型社会”建设、阻碍档案事业发展的因素进行调整。综合分析长株潭现有的档案管理体制，不难发现许多方面存在着计划经济时期的痕迹和缺陷。
     1、管理体制不顺。长株潭有市档案局、综合档案馆7家，县（市、区）档案局、综合档案馆46家。株洲市局馆合一，一套机构，两块牌子，工作人员参照公务员管理。长沙、湘潭  市档案馆为档案局下属机构，局机关参照公务员管理，档案馆实行专业技术人员管理。县（市、区）都是局馆合一，有10个县（市、区）与市志部门并在一起。领导体制均为党委、政府双重领导，日常工作归口党委办。三市有城建、房产、公安、国土专业档案馆10家，由业务主管部门领导。档案机构领导体制不统一，职能划分和业务指导关系交叉重复。如对城建档案工作的业务指导和执法检查，涉及到档案局、建设局两家，不仅导致指导监督重复、职责不清，同时，还由于同一违法行为使用不同的执法依据，执法人员难以开展工作。档案管理体制不顺，给工作带来了不便。
      2、资源不优化。从馆藏质量来看，门类单一，质量不高。4家市综合档案馆，馆藏量51.3万卷（册），其中文书档案49.3万卷（册），占96%，专业档案、声像、实物档案2万卷（盒），仅占4%。主要是由于长期以来，档案馆很少接收各机关形成的专业技术、声像、实物档案，同一单位的档案分散保管，同一区域的城建、房产、国土、规划等专业档案也分散在各部门，综合档案馆反映不出一个单位、一个市区一定历史时期的全貌，不能为社会提供全面、准确的档案信息服务。据2008年年底统计，4个市综合档案馆，全年共接待查档人员10080人次，利用档案17206卷次，4个馆平均每天查阅档案资料只有28人次，档案利用率仅3.3%。从馆藏数量来看，三家市级综合档案馆档案排架长度7.5公里，是瑞士伯尔尼市档案馆的十分之四（伯尔尼只有30万人口，档案排架长度17公里），只有法国巴黎市档案馆的十分之一（巴黎市档案排架长度70公里）。区档案馆馆藏量更少，11个区档案馆，馆藏总数只有70.2万卷（册），最少的只有8000多卷。档案馆规模小、资源少、质量低，“四位一体”的功能得不到充分发挥。档案行政编制少，管理范围却点多面广，监管难以到位。
      3、技术标准不统一。业务建设各自为政，标准不统一。在信息化工作中，三市档案部门使用的档案管理系统种类繁多，许多系统是早期开发或购买的，格式标准不统一，不适应于网络环境；扩展性能不强，不能升级换代。档案信息化“分散建设、自成体系”，造成了重复建设、重复开发和投入，还形成了大量“信息孤岛”，影响资源整合和共享。
      二、长株潭档案管理体制改革的思路和取向
      长株潭档案管理体制必须改革，应以科学发展观为指导，认真研究新时期档案工作的特点和发展规律，借鉴国内外相关经验，大胆探索，推动体制创新。
     1、推动信息资源共享。随着信息技术特别是网络技术已飞速发展和广泛应用，社会信息意识不断增强，信息资源作为生产要素、无形资产，备受人们的重视，社会各界对信息的集成与共享的呼声越来越高。长株潭档案管理体制改革，应与时俱进，适应时代的发展，探索建立区域内档案一体化管理体制，推进档案信息社会共享，保证公民公平地拥有获取利用公共信息的权利。
      2、推进“两型社会”建设。长株潭“两型社会”试验区建设，是一项涉及中部地区的重大改革实践。三市的经济文化交流与融合进程加快，区域内的发展方式、生活方式以及人文理念会发生深刻变化。在资源的开发利用方面，将注重节约；在人与自然、人与人之间的关系上，将注重环境友好。试验区档案机构设置、职能配置、档案管理制度，应充分体现“两型社会”区域特色，对现有的各类资源，包括档案资源、人力资源、物力资源进行有效整合，优化配置，营造优质高效的档案服务环境，实现资源节约和环境友好。
     3、推进文档一体化管理。电子政务的发展，带来了数量庞大的电子文件，并将逐渐取代纸质文件，文档一体化管理已成为发展趋势。长株潭档案管理体制改革，应吸收文档一体化管理经验，扩大档案行政管理职能，对文件的产生、形成到归档实施全面控制、管理，推进文档一体化。
     三、长株潭档案管理体制改革的目标
长株潭档案管理体制改革的总体目标是，着眼于发展全局，淡化行政区域概念，统筹规划，合理布局，率先在城市群建立公共服务型档案管理体制，实现档案管理一体化、档案监督法制化，档案服务优质化。
     1、近期目标。到2014年，建立长株潭档案工作合作发展机制，（由湖南省档案局牵头）形成相互促进的发展新格局；统一档案管理制度和技术标准，信息共享和业务协同取得实质性进展；通过归并档案机构、文档一体化管理、档案信息化，长株潭分别实现档案集约化管理，为三市资源整合与共享奠定坚实的基础。
     2、远期目标。到2020年，建立长株潭统一、精简、高效的档案管理机构，档案工作制度建设和政策体系基本完善；档案管理利用“同城化”、“一体化”；档案服务体系健全，档案资源丰富活跃，公众利用档案方便快捷，公共服务能力大幅度提高，档案工作在经济社会发展中发挥巨大作用。
     四、长株潭档案管理体制改革的主要内容
     1、领导体制改革。一是调整整合行政职能。适应文档一体化管理需要，市、县（市、区）设立文件与档案管理局，行使文件与档案管理职能，履行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导职责，列入政府行政职能部门，实行公务员管理，具有完全的档案行政执法权限。条件成熟时，设立长株潭文件与档案管理局，统一领导长株潭文件与档案工作。二是调整领导体制。将“统一领导，分级管理”体制改为“垂直领导，分类管理”。垂直领导，即下级文件与档案管理局直接接受上级文件与档案管理局领导，城市区设文档分局，作为市文档局的派出机构，直接对市文档局负责。垂直领导，有利于档案工作制度的统一和贯彻执行，有利于档案机构之间的联系和协调，有利于资源的整合和开发利用。分类管理，是根据各种档案机构的性质和职能，区分不同情况，分别进行管理和指导。文件与档案管理局直属市委、市政府领导。
     2、服务体系改革。一是设立文件中心。建立长株潭文件中心、市文件中心、县（市、区）文件分中心三级互联互通的文件中心网络，负责现行文件管理、利用和向档案馆移交档案。二是实行“大档案”体制。城市区不设档案馆，其档案整体移交市综合档案馆。将城建档案馆、房产档案馆与综合档案馆合并，“三馆合一”。设立市档案馆房产档案服务中心，为房产交易提供日常服务。通过归并档案馆，对现有的馆库、设备、人员、技术重新组合，优化配置，提高资源的使用效益，实现档案集约化管理，做大做强档案馆，推动档案馆向公共档案馆发展。文件中心和档案馆，隶属于文件与档案管理局领导。三是建设统一的档案资源管理系统。包括机关档案室电子文档一体化管理系统、档案资源管理网络系统、政府公共信息网络系统。这项工作，长沙市已取得了实质性进展，株洲、湘潭市应加快建设步伐。依托现代信息技术，拓展服务功能，构建长株潭强大的档案信息服务系统。
     3、管理制度改革。长株潭档案管理体制改革的核心是通过体制机制创新，实现区域范围内档案资源共享，发挥资源的最大效益，其实现途径是档案一体化管理。这是一种创新的管理模式，必须有制度和法律法规的强力支撑。要建立符合国家经济社会发展战略、相互配套、严谨科学的档案管理制度体系，包括管理制度、管理程序、技术标准。要尽快制定《长株潭档案工作条例》，以及城建档案、房产档案、国土档案、劳动和社会保障档案等专业档案管理规定，制定《电子文件归档与管理办法》、《电子公文归档数据结构标准》、《电子公文移交数据结构标准》、《档案信息网络建设标准》等，废止那些行业保护、不利于一体化管理和资源共享的规章制度、方式方法。同时，还应制定专门针对一体化管理的考核制度，纳入长株潭各级档案机构年终考核内容，加大监督力度，查处不作为乱作为行为。
     长株潭地缘相近，人员相通，三市档案部门往来密切，只要我们具有统筹全局的战略眼光，勇于探索的创新精神，求真务实的工作作风，开放包容的合作态度，就一定能顺利推进这一改革。