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深层次开发档案信息资源几个途径 |
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湖南科技大学档案管理中心 刘红果 |
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摘 要：档案信息资源深层次开发应对档案利用的类别、频率、效率等进行调查、统计分析，研究潜在的利用需求，预测社会所需的内容和趋势，抓住重点、热点编研适销对路的产品，从而加强档案资源开发及编研选题的针对性、目的性、时效性，充分发挥馆藏资源优势及档案信息服务功能。
关键词：档案信息 深层次开发 策略 |
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| 随着信息技术的迅猛发展，人们越来越重视档案信息资源开发与利用，对档案信息资源开发与利用的要求也越来越高，追求快速、准确、精练、系统，高层次、高质量的开发档案信息资源水平的越来越多，传统的，浅层次开发利用水平和方式越来越不能满足现代化发展变化了的利用需求，深入探讨和研究档案信息资源深层次开发工作已成了档案部门和档案人员迫不及待的责任。如何深层次开发档案信息资源，笔者提出以下几条途径与同行探讨。 |
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| 一、浓缩型开发。 |
| 即将档案材料中的论点、论据和结论，以简明扼要的语言加以总结，将原文精华提供给利用者，使其在比较短的时间内了解档案的要点，迅速及时地了解目标信息。或者对原有的一次文献进行改造，用简单明了的文字概述。这类档案信息主要是文摘、简介、目录索引等等。目前一般档案馆的馆藏目录既有纸质目录又有机读目录，纸质目录有书本式的和卡片式，书本式的如归档文件目录、专题目录等；索引如人名索引、刊名索引、地名索引等，文摘如报刊文摘，高等学校文科学报文摘等，它属二次性文献开发。此项开发能为利用者节省查阅时间，提供获取一次文献产品的途径，又能帮助利用者从众多的文献中迅速准确地浓缩知识，提高研究效率。 |
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| 二、专题型开发。 |
| 档案工作者在了解利用者需求的情况下，合理利用二次文献开发产品的基础上，针对利用者特定课题需要，选用某一主题的大量档案原始内容，通过整理、分析、比较，去粗取精，创造性地提供一种新知识、新资源。常见的形式有：综述、调查报告、述评、预测等。比如围绕某一科研课题开展一系列检索与服务，围绕某项产品开发提供的一系列档案技术资料，从众多的文献中把课题所需要的档案资料线索、技术数据、技术成果进行分析研究，档案部门和利用者共同参与开发的一系列产品，本项开发是对多篇档案文献的内容进行深入综合性的揭示，具有综合性强、针对性强、参考价值大等特点，它属于三次文献开发，是比较高级的信息产品，其利用质量高、效果好、收益大，可满足中、高层利用者的需要。 |
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| 三、编研型开发。 |
| 编研型开发作为档案馆（室）的一项重要业务工作，是根据一定的专题，对馆藏档案贮存的信息按照一定的编研形式，进行加工、提炼、升华、浓缩，通过评估和著述，使原来零散的档案信息条理化、系统化，它是一种智力型的档案信息开发利用服务，也是对档案信息资源进行高层次和深度开发的一种形式。现阶段档案工作的主要矛盾是社会主义现代化建设各项事业对档案信息不断增长与档案部门不能满足这种需求之间的矛盾。在这种新形势下，档案编研工作要及时调整自己的工作重点，既要立足馆藏，又要面向社会，以满足社会的需求作为档案编研工作的最终目标。立足馆藏就是将档案信息的开发深化，不仅仅是搞一些大事记、组织沿革、全宗介绍、档案馆指南、专题汇编、专题简介等，而是要开发出与社会经济有密切联系的题材。面向社会，就是要树立档案为社会各方面服务的指导思想，使为社会各方面服务成为档案编研工作的出发点，从编研题目的选定、材料的选择、编纂形式的确定，都应该为了满足社会广大利用者的需要，方便利用者。 |
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| 四、网络型开发。 |
| 计算机网络的迅速发展为档案部门深层开发信息资源提供了巨大的潜在市场。愈来愈多的信息部门包括档案部门与因特网联接，为利用者提供丰富多彩的网上信息。通过应用计算机图形扫描、网上采集与收录、数字式存入档案文献资料压缩处理，高还原的显示输出，通过四通八达的“信息高速公路”得到进一步的延伸和扩大，资源更丰富，检索更方便，并可向档案利用者提供网上在线阅读、文件下载、电子邮件（E-mail）、电子公告板（BBS）、网络聊天室、视频会议等形式多种多样服务。它有效地打破了传统面对面的封闭、单调、时空与地域的交谈与服务方式的限制，可实现档案信息资源快速、及时地传送，从而能有效地加强各方面之间的合作，实现网上目录检索、馆际互借、网上预约等，这样可优化各馆藏档案建设、网内协作建设各种文献数据库，共同开发档案信息资源，共同利用网上信息资源。档案部门还可以根据利用者提出的需要，借助Google、Yahoo等搜索引擎，寻找收集各种档案信息源，通过资源指南查找相应信息，然后将检索获得的各类信息分门别类，按照一定的主题进行过滤、分解、梳理以及综合归集，并编制与之相配套的二次文献，通过加工、整合，形成特定利用者需要的序列化的有效信息资源。这样可以大大节省用户的查找时间和通信费用。 |
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| 五、预测型开发。 |
| 积极主动收集利用档案信息，可通过设置用户意见箱、召开用户座谈会收集利用者反馈意见和建议。通过档案利用情况登记制度，对登记的内容的积累，了解利用档案的数量、范围、时间及用途、效果等，分析和探索日常提供服务的规律性，得出一定的结论。还可通过大众传播媒介利用采访、用户跟踪服务等途径，广泛灵活地收集反馈信息。根据单位工作的动向和各个时期的工作任务和中心工作，随时了解、预测、研究利用者的需求，有的放矢开发档案资源，变被动为主动服务。现代科学的发展不仅要求科研人员掌握静态报道信息资源的战术性情报，而且需要及时了解各个学科领域的最新研究成果和研究动态，以及各个学科当前以至将来的研究热点、并预测学科的发展方向。因此，档案馆利用者的档案信息需要，客观上要求深化现有的档案利用方法，努力开拓新的服务领域和服务品牌，形成以提供战略性档案资源为主导的服务新体系，动态性地综合报道各类档案信息资源，帮助利用者掌握科学发展的总体趋势和动态变化，克服社会实践、科学研究中的盲目性。 |
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| 六、合作性开发。 |
| 档案走“联合开发”之路，打破条块分割，集中优势力量，取长补短，整合资源，共同攻关搞编研、搞科研、搞数据库建设等，这样有利于资源共享，有利于档案部门与外界建立良好的关系，有利于提高开发的质量和效率，避免重复劳动，也有利于克服档案部门人力、物力、财力不足现象。它可以是同行业的合作，如馆际之间，或国际间的合作。也可借助职能和业务部门力量共同搞编研，可与科研处一起搞“重大科研成果汇编”；与组织部一起编出“组织史”；与宣传部合作写“校史”；与共青团组织及教育部门等合作办“青少年爱国主义教育基地”。还可以是与其他行业的合作，如与图书馆、情报部门或信息技术开发领域的合作；与影视部门合作拍片，如中央档案馆利用馆藏革命历史档案资料，宣传中国共产党光辉历史为题材的大型纪录片《红旗飘飘——中国共产党历史上的今天》和电视文献片《自从来了共产党》，这两部电视片都被广电总局列为纪念建党80周年电视文献片。与出版部门合作出书，如中央档案馆与出版部门合作，出版了一批具有较好社会效益和经济效益的图书。《毛泽东评点二十四史》、《毛泽东阅点〈资治通鉴〉》、《毛泽东评点〈智囊〉》以及《周恩来手迹选》等，已形成特色品牌。还可与政府部门合办展览等等。 |
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| 七、教育型开发。 |
| 档案部门要充分利用档案馆馆藏的优势，深入挖掘馆藏资料，通过展室、网页建立爱国主义教育基地，充分利用档案信息资源丰富的内容，开展爱国主义、集体主义、社会主义和艰苦奋斗教育，开展革命精神、光荣传统、优良作风教育，真实准确地进行党史、国史、省地市县史、厂史、村史，党情、国情、省情、地情、市情、县情等教育，从而扩大了社会的影响，促进社会对档案信息资源的了解。另外定期或不定期的更换和完善档案展览内容，不断有新的档案资料让人们参观，通过展示，让人们从不同侧面、较深程度地接受档案信息，从而进一步提高公民的档案意识，提高青少年热爱社会主义、热爱集体的热情。 |
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| 八、办好现行文件利用服务中心。 |
| 建立现行文件利用服务中心，是档案工作现行与传统的整合链接。主要是收集与人民息息相关的向社会公开的现行文件，并实行计算机管理，为社会、为群众提供有效服务，使平民百姓也很容易看到官方的“红头文件”，确保了群众的知情权、发言权、参与权和监督权。从全国范围来看，目前有不少省、地、市县档案馆开展了现行文件服务，它不仅是一种有益的尝试和创新，是档案战线的新生事物，而且是档案工作从“幕后”走向“前台”的一种有效方式，受到广大普通老百姓的关注和好评，取得了一定的成效。 |
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| 档案信息资源深层次开发综上所述，还要进一步做好收集、整理等基础性工作，广泛收集档案信息资源，优化馆藏结构，合理配置，加强标准化、规范化、法制化、技术性工作；加大投入，加速档案信息化进程；加强人才队伍建设，重视培养和引进高素质研究型、开发型人才；加大档案开放力度，正确处理好开发利用与保密的关系，搞好档案信息资源安全管理，建立一套完整的、行之有效的档案管理体制，为档案深层次开发利用创造良好环境。 |
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| 总之，档案信息资源深层次开发，就是要在认真做好基础工作的基础上，针对自己的馆藏，依靠社会的需求，通过多种形式，做出开发研究的方案，有效地克服信息交流渠道不畅的弱点，使开发工作由被动走向主动，为适应现代社会需求的日益广泛和多样性提供简便、快捷、优质的服务，把档案工作做得更好。 |
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| 参考文献： |
[1]肖文建，杨利华，何振.现代档案学理论与应用[M].北京:中国档案出版社.2002:343--344
[2]宁忠.浅谈高层次开发档案信息资源[J].广西档案.2002,(3):
[3]张灵霞,贾光.高校图书馆自动化建设与信息资源共享[J].图书馆学刊.2001,(2): |
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