随着电子政务的迅速发展，政府工作部门的各种交流活动都会在网上进行，无纸化办公凭借先进的系统和强大的网络将得以实现，数量庞大的电子文件将逐渐代替纸质文件，成为政务信息新的载体。能否有效整合区域范围内的电子文件信息，建立起满足社会需要的电子文件资源管理模式，直接关系到电子政务的成效，关系到档案事业未来的发展。

一、电子文件资源整合与共享的制约因素

1、缺乏资源整合与共享的共识。在传统的档案管理模式下，档案信息管理部门互相封闭，条块分割，信息的采集和利用很难突破时空的限制。这种管理模式也影响了当前电子文件的整合。现在，许多机关虽然都建有信息管理系统，但普遍缺乏资源共享的认同感、责任感。区域范围内的电子文件资源没有有机整合，配置不优化，分散在各个独立的系统中，形成了大量分散异构的信息孤岛，跨越行政隶属关系的横向信息传递十分薄弱，浪费了大量的信息资源。例如，税务管理机关由于不能共享到工商部门的企业注册信息，无法及时掌握税源，对企业偷漏税行为难以监管，国家大量税源流失；金融部门由于不能共享到工商、税务部门的企业经营、年审信息，致使企业信用评价机制难于建立，影响了银行对企业的贷款支持。

2、缺乏整体规划和有效管理。电子文件资源共享滞后，涉及到管理体制、运行体制和部门利益等诸多因素，就宏观层面而言，缺乏整体规划和有效管理是一个重要原因。国家级的规划和顶层设计尚未出台，区域范围又缺乏统一计划和有效管理，各行各业、各机关使用不同管理模式的软件，各行其道，形成了各自的数据库。数据结构不同，格式自成标准，共享性能差，许多信息资源被封闭。数据重复采集、平台重复建设现象严重，造成了人力、物力和财力的巨大浪费。

3、缺乏专业技术人员。电子文件资源的整合与共享，技术含量高，涉及的知识面既专又宽。网络时代要求档案工作人员不仅仅是信息保管员，而且是信息加工处理者和传播者，这就必须具有较强的信息处理能力、网络管理能力、综合表达能力。现有的专职人员中，计算机专业毕业的寥寥无几，从业人员的素质不适应网络时代的要求。

二、电子文件资源的整合

1、资源的整合。电子文件资源的整合，就是将不同类型的数据库，连接成一个相互关联的数据库群，使其系统化、有序化，实现数据的自由交换和流动。

目前，一些档案部门在接收纸质文件的同时接收电子文件，采用“双套制”。将纸质档案的接收方法套用于电子档案的接收，将带来许多问题：一是由于电子文件本身不能被人直接读取，必须借助专门的设备，而电脑及其操作系统不断更新换代，若干年后还可能消失，从而使这些电子文件成为无法读取的死信息；二是由于对电子文件采用归档后再去控制管理，而在这之前的文件阶段是否被修改过，文件处理、运作等具有凭证作用的背景信息是否完整、真实，很难确定和控制，因而很难确保电子档案的凭证价值。国家档案局汇集专家的智慧，提出了解决办法，即“以建立电子文件中心为突破口，实行区域内电子文件的集中管理，确保电子文件的安全保管，共同享用，长久保存。”从制度层面上扫除了档案馆提前接收电子文件的障碍，为有效整合电子文件资源提供了机制保障。

电子文件资源的整合必须解决因文件生成平台的差异引起的数据资源分散异构问题。目前有两种解决方法：一种是采用兼容各种软件的格式，或使用国家推荐的统一格式；另一种是采纳开放档案信息系统模型（OAIS）在采集模块中嵌入一种媒体或格式向标准媒体与格式的移植工具。两种方法都能实现数据的集成与整合。

具有良好数据交换平台的政务网络可以采用“接收”的办法，各职能部门通过政务内网的数据交换平台报送文件，交换平台将文件自动转发给电子文件中心。不具备数据交换平台的政务网络可以采用“发文单位报送”的办法，各单位通过文件中心的报送端口上传到电子文件中心，既可以单个文件报送又可以批量报送。在数据交换平台成熟前期采用报送为主，后期逐渐过渡到以接收为主。

2、管理的整合。电子文件资源的整合与共享是一个庞大的系统工程，涉及到机关之间的业务合作、利益的协调、权利与义务的明确及观念的统一等，其实质就是运用系统的思想，对电子文件实行有效管理，以发挥资源的最大效用。

管理的整合，宏观层次是建立国家级的战略规划和法律框架，包括国家对电子文件管理的目标定位、管理方针、管理体制、总体规划及相关法律；中观层，旨在建立符合国家战略与之相配套的、科学严谨的工作制度，包括管理制度（电子文件采集、登记、备案、保管、共享、发布、安全、保密等规章制度），避免各地区、各行业各行其道，保障资源共享、互联互通；管理流程——对电子文件的采集、鉴定、著录、检索、利用等主要流程的规范控制，以维护电子文件及其管理活动的完整性；技术标准（电子文件归档标准、电子文件著录格式标准、电子文件存储格式标准、电子文件交换格式标准），规范电子文件从生成、流转到保存的技术方法，确保电子文件真实、完整、可读、可用，长久保存。微观层是管理系统和数据资源层，旨在建立文件管理功能、档案信息管理和信息传输功能、办公系统与档案系统互联互通的电子文件一体化管理系统，以及资源丰富、可交换的数据库群。

三、电子文件资源的共享

1、共享范围。以人为本，服务社会，是电子文件资源整合与共享的出发点和根本目的。电子文件信息分为公开、共享、保密三类。公开电子文件信息可以向社会公众开放；共享电子文件信息不向公众开放，但可以在政务部门间共享和应用；保密电子文件信息是根据法律法规必须予以保密的电子文件。应根据电子文件的密级及开放程度，确定公开与控制使用的范围。从以往的实践看，通过严格认真的鉴定，除一部分涉及国家机密、个人隐私的需控制使用外，多数电子文件可以作为公共信息的重要组成部分，向社会公众开放。因此，电子文件的利用，应实行非涉密信息以共享为原则，不共享为例外的机制。

2、共享权限。电子文件的利用者，有不同身份、不同职业、应根据他们的级别、层次进行使用权限的认定，在利用系统注册登录。规范查阅利用程序，未经批准，任何人不得复制、拷贝、修改。对涉密电子文件，实行多层次、经授权的共享机制，依托电子政务内网，采用数字签名证书授权访问、责任认定的策略，保障涉密信息的可靠应用。根据我国的实际情况，对涉及国家安全、公共安全和社会秩序、公民的隐私、商业秘密的信息可不予共享。

3、共享方式。已公开的政策性、法规性、公益性电子文件，公众可通过电子文件中心的查询系统直接利用或通过互联网查询；公务人员通过政务内网查询平台按照权限，通过数字证书随时利用；开发出来的专题数据库通过光盘发布等形式实行有偿利用。

实现电子文件资源的整合与共享是我们追求的理想和目标。确立资源整合的共同认识、科学严谨的工作方法、求真务实的工作态度、全面系统的有效管理，将有助于我们实现这一理想和目标。