房地产产权档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。湘潭市房产档案馆为省二级档案馆，库存档案和资料34万余卷册，其中房产类、工程类、征用拆迁类档案为房产专业档案馆所特有，占库存的94％以上。这是一批非常宝贵的资料，它解决了长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题。但是，在对这些产权档案的管理工作中，我们也发现了一些问题，据我们了解这些问题在其它房产档案馆中也普遍存在。

    问题之一：产权档案收集面狭窄。近年来，房地产作为城市建设的龙头产业，越来越多地参与到各种经济活动中，例如旧城改造、房屋拆迁、企业改制、资产重组、房产买卖、交换、继承、抵押等，每当有涉及到房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料，除了登记档案之外，还有他项权设立和撤消的档案、产权注销登记的档案，房地产接(代)管档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。而档案管理人员很少参加到这些业务工作中去，产权档案的收集仅仅局限在登记部门。这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。因此。产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节，否则该归档的产权档案就难以收集齐全。

    问题之二：忽视了特殊载体的产权档案收集。产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括记录反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料，以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。因此，特殊载体的档案要求有特殊的保管方法。但在实际工作中，产权档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力，这些档案没有得到特殊的管理，以致于产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

问题之三：档案质量存在问题。产权档案形成于产权管理过程中，其数量大，内容涉及面广，仅湘潭市每年新增产权档案就2万余卷册，且多为文字与图表相结合，内容涉及建筑、测绘、法律等专业知识。由于产权档案管理人员知识面窄，不能发现其中的问题，不规范的产权资料进入权属档案中。

    问题之四；对不符合要求的资料，难以及时纠正。《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。”但实际上，由于资料归档是整个权属管理工作流程中最后一个环节，当一宗业务进行到归档环节时，各种审批手续都已经履行完毕，房产证也已经发放出去了。即使档案管理人员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不准确之处时，退还登记人员要求补齐或者更正就非常困难。另外产权档案中各种文件资料之间的信息、数据是相互关联的，如果一处出错，其他地方也会跟着错，要更正起来则必须先经过主管领导审查同意后，填报更正表，再将该卷返回到业务部门每个有关工作环节，由经办人员按规定程序作相应更改，其程序繁琐，工作量大，具体操作起来也很困难。针对存在的问题，我们进行了一些有益的尝试，解决这些问题的方法可以采取：

    第一，坚持原则，做好资料审验工作。这是保证资料齐全的第一关，也是最重要的一关。要严格产权登记各业务流程中资料移接交手续，保证产权资料的齐全。

    第二，积极拓宽档案接收面，变被动接收为主动出击。档案馆人员直接参与业务工作，及时了解业务部门工作动向和工作程序，在保持现有收集渠道稳定的同时，开辟新渠道，做到经常性收集与集中性收集相结合，主动收集与上门收集相结合。

    第三，改变更正办法。对已归档的产权档案进行更正时，只更正审批结果，附加更正表，在档案备考表中说明更正原因及日期，并根据更正表更正微机中信息。档案人员在提供利用时应提醒阅卷人注意备考中提示，查阅档案时参看更正信息。

    第四，  建立健全档案管理网络机构，充分发挥兼职档案人员的作用。兼职档案人员由各职能部门中懂业务，熟悉工作程序的人员来担任。由他们来把收集关。兼职档案员负责督促承办人员在事情办结后，将材料及时归档，保证材料的完整、齐全。发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最后一站，一定要由业务熟练的工作人员把关，负责核实档案资料，确保资料符合要求。

    第五，对专、兼职档案人员进行业务培训。通过培训和业余自学，让档案人员不断更新档案业务知识，掌握房屋产权产籍管理知识，了解相关的法律、测绘知识。培养一支政治素质高、责任心强、精通业务、知识面宽的档案工作队伍，以适应新形势的要求。