档案常识 |
“档案”不光是针对人事管理的
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亲戚朋友相聚寒喧，往往会出现这样的问话：“你在档案馆工作呀，有我的档案吗？”这是人们把档案单纯地理解为人事档案。其实，人事档案只是档案大家族的一个小小的成员，而且大多数人事档案并没有放在国家综合档案馆，而是保存在用人单位和有关部门那里。在这里我们告诉朋友们，《中华人民共和国档案法》对档案作了定义：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”通过这一定义，您一定会知道，档案二字的含义很广吧？
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去年以前的档案不能笼统地称之为“历史档案”
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有的单位和部门领导在向档案工作检查组介绍情况时说：“我们档案室的历史档案有XXX卷......”。这让检查组的工作人员大喜过望，赶紧去档案室看该单位的“历史档案”，结果大失所望。原来该部门领导错将去年以前的档案统统称作历史档案。“历史档案”如何界定，让我们从国家档案构成成分说起。
根据党和国家的有关文件，我国的档案全宗的成分，包括在中华人民共和国领土范围内，过去和现在的国家机构、社会组织和个人，无论何时、何地的活动中形成的，凡归国家所有的档案材料，并按历史时期，以中华人民共和国成立为界限，划分为两大类，即建国以来的档案和建国以前的档案。如下表：
国家
档案
全宗 |
中华人民共和国时期的档案 |
中华人民共和国
成立以前的档案 |
革命历史档案 |
| 旧政权时期的档案 |
那么，各个历史时期所产生的档案，其时间和范围具体怎么界定？在这里向各位朋友作一简单介绍：
中华人民共和国时期的档案
中华人民共和国时期的档案是指建国以来党和国家的各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。
革命历史档案
革命历史档案主要是指从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。
旧政权时期档案
旧政权时期档案包括历代王朝、中华民国、北洋军阀和日伪时期所有机关、部队、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和为国家所接收的外国在华的侵略机关、团体、企业单位的档案。
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您知道档案有哪些形式吗？
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人们在从事行政管理、工农业生产、科学技术研究和其他专项工作中，必将产生与之工作内容密切相关的多种记录，将其分门别类进行整理，也就形成了不同门类和不同载体形态的档案。
从门类上分，现代一般将党政机关，包括企事业单位党政管理部门形成的档案称之为党政档案（文书档案）；将工农业生产、基本建设和科研工作所形成的档案称之为科技档案（其中包括科研、生产技术、基建施工、测绘等档案）；将从事某项专门工作的档案称之为专业档案或专门档案（如：干部人事、会计、税收、审计、房地产管理、教学以及人口和土地普查等档案）。
从载体形态上分：古代有甲骨（龟甲和兽骨）、金石（青铜器、石碑)、简牍（竹片、木板）、缣帛（丝织品）以及汉代后出现的纸张；近、现代有纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
从信息记录在载体上的方法有：铸造、刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录音录像、拷贝等。
从表达方式上可归纳为文字、图像、声音。
从文件名称来说，古代有诏、诰、题本、摺片；近代有令、布告、咨、呈；现代有计划、报告、总结、会议记录、通知、通报、指示等等。
总之，档案的形式是丰富多采的，又是不断发展变化的。
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档案纸张和人一样，环境舒适才有利健康
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纸张的原料是植物纤维。植物纤维中的纤维素有不溶于水和一般有机溶剂的性质。这个性质使得纸质档案长期保存成为了可能。但在一定条件下，纤维素能和水发生化学反应，这个反应叫水解反应。水解反应时，纤维素分子链变短，纸张机械强度下降。那么影响纤维素水解的因素是哪些呢？
1、酸。酸是纤维素水解的催化剂，它主要来源于造纸生产过程和档案存放的环境。
2、酶。酶是一种生物催化剂，它主要来自霉菌的分泌物。
3、水分。水是纤维素水解的必要条件。纸张中的含水量与室内相对湿度有关，相对湿度越大，纸张中的含水量越多。
4、温度。化学反应的速度通常随温度的升高而加快，尤其是高温（一般认为室内温度达到30℃左右时，就是高温），给档案带来的危害更大。
因此，为了防止或抑制档案纸张中的纤维素水解，应对档案纸张进行去酸、除霉处理，并将它保存在温湿度适宜（我国档案库房温、湿度的参考标准是：温度为14－24℃，相对湿度为45－60%），空气经过净化的库房中。
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档案纸张不慎被打湿为什么不能晒干
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大家在生活中不难发现贴在室外的广告、公告等纸张很容易变色、脆化，这是纸张纤维素与光、氧气或其他氧化剂发生的化学反应，叫纤维素的氧化反应。
在通常条件下，空气中的氧对纤维素的氧化是很缓慢的。影响纤维素氧化速度的主要因素如下：
1、光。光是具有一定能量的，在光的照射下，纤维素氧化的速度会大大加快，这种反应叫光氧化反应。
2、潮湿。空气潮湿，档案纸张中的含水量增加，会加速纤维素氧化。
3、温度。一般温度越高，化学反应进行的速度越快，纤维素氧化反应也是一样。
4、氧化剂。造成纤维素氧化的氧化剂主要有二氧化氮、过氧化氢、臭氧、氯气等等。这些氧化剂主要来自空气，特别是在空气被严重污染的工业区。
如果氧化剂、光、潮湿三个因素同时作用于纤维素，则纤维素氧化速度将大大加快。因此，档案纸张一旦被打湿，不能在阳光下晒干，而应在室内荫凉、通风、干燥处晾干。
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怎样评价字迹材料的耐久性
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字迹材料是否耐久，取决于两个因素：一是看其色素成分是否稳定耐久，二是看其色素与纸张的结合是否牢固。评价一种字迹材料的耐久性，必须既分析其色素成分的耐久性，又分析其与纸张结合的方式是否牢固，才能作出正确的判断。把这两种因素概括起来，结论如下：
凡色素成分是碳黑，以结膜方式与纸张结合的是耐久的字迹材料。这类字迹材料有墨、墨汁、黑色油墨等。
凡色素成分是颜料，以结膜或吸收方式与纸张结合的，或色素成分是碳黑，以吸收方式与纸张结合的都是较耐久的字迹材料，这类字迹材料有碳素墨水、蓝黑墨水、彩色油墨、印泥等。
凡色素成分是染料，不论以何种方式与纸张结合的，都是不耐久的字迹材料，这类字迹材料有红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔油等。
凡与纸张以粘附方式结合的，不论是何种色素成分的字迹材料，都是不耐久的字迹材料，如：铅笔字迹。
您记日记或书写单位、家庭和自己的历史时，可要注意选择耐久或较耐久的字迹材料哦。
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如何延长磁性档案的寿命
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磁性材料制成的档案一般不太耐久，录音、录像带的寿命通常只有7－10年。如果磁带质量高，保管条件好，也可以超过10年；反之，保管、使用不当，在很短的时间内就有可能被损坏。为了延长磁带的寿命，可以采取以下措施：
一、选择质量较高的标准磁带作档案磁带。仅从带基材料耐久性上分析，以聚酯为带基的磁带耐久性最好；从磁层质量上分析，铁铬带是双涂层磁带，综合了三氧化二铁、二氧化铬带的优点，提高了磁带的性能。
二、磁性档案应单独存放，其环境要求是：温度为14－24℃，相对湿度为45－60%，并且要做到“五无”，即：无霉、无灰尘、无有害气体、无阳光直射、无强磁场干扰（如：电动机、发电机、变压器、电源控制装置等）。
三、在利用磁带档案时，应用较好的录放设备，并且尽量做到不用快进、快倒键。
四、长期存放的磁带，每年应按正常速度播放一次，防止磁带粘连或缠绕过紧，产生复印效应。
五、对珍贵的磁带档案，应每隔4－5年转录一次，或者把录像带转制成黑白银盐影片，把录音带灌制成唱片。
朋友，您家庭生活中形成的珍贵磁带，不妨也按上述方法保管、保护好。
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怎样贮存和保护光盘
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1、严格按规程操作。存取光盘时，最好戴上手套，手指要拿光盘的周边或中孔，切忌接触光盘表面，以免指纹和汗渍弄脏光盘而影响使用效果。同时要注意轻拿轻放，不要让粗糙、尖硬的物体接触光盘。
2、选择合适的装具，正确摆放。应选择市售的光盘专用包装盒，并将光盘的中孔卡在盒中的凸轮卡口上，合上盖竖放置在搁架或柜内，这样既可保证光盘不受尘埃污染和光的直接照射，又可防止光盘发生几何变形。
3、防止标记面的机械损伤。由于标记面保护涂层非常薄（距离信息记录坑点只有约30um），因此，绝对不能在标记面上作任何形式的书写、划伤，以免造成信息记录层的不可挽救的损坏。
4、控制好保存环境的温湿度。光盘保存比较适宜的温度范围为14℃－24℃，较适宜的相对湿度为45%－60%，且每天温度的波动范围不超过±2℃，湿度每天的变化范围不超过±5%。
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家庭档案
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家庭档案的保管
为了保管好您家庭的历史，请保管好您的家庭档案
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家庭档案不仅是进行传统教育，促进家庭两个文明建设的生动教材，而且是编写家史、处理家庭与国家、集体、家庭与家庭、家庭与朋友之间政治、经济纠纷的凭证。
（一）家庭档案的内容
家庭档案是指一个家庭全部成员在家庭活动及有关活动中形成，交由个人家庭保存的文件材料如日记、书信、照片、手稿、证件、证据等，具体内容包括：
1、家庭历史及家庭成员活动经历材料，如家谱、家史、自传、回忆录、干部履历表（留底）、职工登记表（留底）等；
2、证件、凭据材料，如家庭成员的学历证、出生证、独生子女证、党（团）员证、身份证、户口簿、结（离）婚证、职称证、军烈属证、伤残证、任命书、各种契约、合同等；
3、奖励材料，如党和政府授予家庭成员的奖状、荣誉证书及家庭成员的模范事迹材料等；
4、学习参考材料，如家庭成员学习考试成绩、学生评语、日记、读书笔记、业务学习笔记、资料汇集、摘抄或剪辑的各种材料等；
5、创作、革新、科研、家庭生产材料，如创作手稿、革新图样、科学种田记录、科研成果材料等；
6、声相材料，如家庭成员的照片、底片、录音、录像带等；
7、书信材料，如家庭成员之间，家庭成员与亲朋、战友、同事之间的来往信件、名片等；
8、家庭经营、经济收支材料，如各种生产经营信息、收支记录、存折、股票、债券、人情簿等；
9、家庭成员保健材料，如家庭成员的医疗保健册、体检记录、病历簿、防疫卡片、家用药方、烹调技术、营养知识等材料；
10、家产、家具维修材料，如个人房产图纸、产权证明、家用电器（电冰箱、电视机、洗衣机、收录机、放相机、空调机）等说明书、维修记录等；
11、纪念性实物，如印章、勋章、纪念章，前辈去世留下的有意义的遗物等。
（二）保管方法
家庭档案可根据材料形成的规律和联系、方便查找利用的原则组卷，常用的组卷方法有：
1、按家庭成员组卷。以每个成员为单位一个或多个案卷。如《王XX自传、回忆录》、《王XX历年影集》。
2、按档案类别组卷。如把文字材料、证件、声像材料分门别类组卷。也可按纸质、布质、金属、胶卷等不同制成材料组卷。
3、按时间组卷。把同一时间形成的材料组合成案卷。如《肖XX家庭1997年购买的家用电器维修单、说明书、原始凭证》。
为了不使家庭档案在使用过程中遗失，卷内文件材料要逐页编写页号（证件、奖章、声像档案编件号）。填写卷内目录。立卷后装成卷、册、盒，存放在家庭比较安全的地方，最好放在一只木箱或小柜子里，防止受潮、变霉、虫蛀鼠咬。逐渐积累，时间长了就会形成完整系统的家庭档案，形成家庭文化。
上述档案内容和保管方法仅供参考。如果您在家庭档案保管中有好的经验和做法，请反馈给我们。
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利用事例
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气象档案资料为市委、市政府领导指挥抗洪抢险提供决策依据
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1994年夏天，我市遭遇百年不遇的洪水袭击，湘江水位已超过历史最高记录，市区大堤正承受着洪水的巨大压力。此时，据上级水文、气象部门预报，不久将还有一次洪峰到来。在这紧要时刻，我市气象台通过分析历年气象资料，把握了恶劣天气的发展趋势，提供了特大洪峰通过我市的准确时间。市委、市政府领导紧急动员全市人民突击加固堤垸，才在特大洪峰到来时化险为夷。在抗洪抢险总结表彰会上，市委领导感慨地说：“我市气象水文部门准确地预报了这场暴雨过程及最高洪峰到达时间，为市委、市政府领导指挥抗洪抢险赢得了20多个小时的宝贵时间”。
（市气象局提供）
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档案为煤气管道过江开绿灯
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煤气二期工程是湘潭市“八五”期间的重点建设项目。煤气管道如何通过湘江是这一工程的关键和难题。开始，考虑从江底打隧道或架设简易桥铺设管道二个方案。市城建档案馆详细查阅了五十年代设计的湘潭大桥档案材料24卷（册）、图纸101张，考证了湘潭大桥设计时已预留了管道过江位置。市政府根据这一考证，果断决策从桥面预留的位置上铺设管道过江。采用这一方案，不仅大大减少了勘测、设计、施工时间，而且还节省费用360万元。
（市城建档案馆提供）
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档案史料是精神文明建设的良好素材
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1995－1999年，以湘潭市档案馆为龙头，联合全市各级各类档案馆（室），以馆（室）藏档案史料为素材，先后举办了“毛泽东故乡史志谱牒展”、“档案珍品展”、“纪念湘潭解放五十周年档案史料展览”等六个专题展览。人们在观赏展品、接受教育的同时，还直接查找、摘录、复制所需要的资料。据初步统计，在近两年开展的各种纪念活动中，我市党史、宣传、文化等部门通过档案史料展览直接调集历史文件、报刊资料、照片达300多份。档案史料为精神文明建设作出了突出的贡献。
（市档案馆提供）
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原湘北建设学院学员名册为近两千名老同志落实干部政策
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湘北建设学院是解放前夕至建国初期湘潭地委培养干部的学校，从这里毕业的七期共一万余名学员奔赴全国各地担负领导或重要工作。“湘北建设学院学员分配名册”记录了学员参加革命工作时间、分配时间、分配去向等内容。它先后被一千五百多组织、人事干部和老同志利用，并为近两千人开具证明，解决了参加革命工作时间和待遇问题。
（市第一档案馆提供）
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档案为企业打造名牌
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“中国虎”商标是我国唯一以国家名称冠名的商标。1996年，湘潭纺织印染厂决定将“中国虎”商标从布匹系列扩展到服饰系列，但《商标法》规定商标不得与国名相同，省工商部门不同意注册。为了证实“中国虎”商标早已存在这一事实，湘纺找出了1935年注册的“中国虎”布匹商标档案，并直接向国家工商局申报注册，“中国虎”商标终于被批准由布匹扩展到服饰。从此，“中国虎”服饰随着“一丝一扣，虎虎生威”的广告词走进千家万户。
（湘潭纺织印染集团公司提供）
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设备档案为企业技术改造提供科学的依据
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湘乡石油公司在1980年购进40个储油罐。经历了20多年的风雨侵蚀，罐底已锈迹斑斑。如果全部更换新罐，需开支160多万元。为节约经费，该公司准备走技术改造的路子，但又担心油罐材质过不了关。档案员得知这一情况后，及时调出了有关档案资料。技术人员通过对油罐设备档案中有关数据分析，证实油罐材质良好，可以对罐底施行局部切割、焊接，从而为公司节约经费120万元。这一经验在全省石化系统推广。
（湘乡市档案局提供）
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档案为农业综合开发提高效率、增加效益
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1996年，省农业综合开发办公室将韶山列为新增规模开发区。韶山市农业综合开发部门调阅了23个单位上千卷档案，获取数据两千多个，仅一个多月时间就拿出1996年度农业综合开发可行性报告和计划表，争取到开发投资592万。项目实施中，档案部门又及时提供水利工程档案和地形图籍，使工程技术人员在两个月内完成了124项设计。项目实施后，当年增加农业总产值一千五百多万元，人均增收340元。
（韶山市档案局提供） |
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您知道怎样保存照片吗？ |
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每个家庭和个人在工作、学习、生活中都会产生大量的照片，它是人们社会活动的真实纪录。科学保管照片就能长期保存，不会褪色。
底片：装在用中性纸和中性胶粘剂按一定规格制成的纸袋中，底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的纸制材料，底片袋应装入底片册。
照片：大幅照片可装入档案袋或放入专用柜中。
每张照片、底片应编上同一流水号，拟写照片说明，说明内容包括照片人物、时间、地点、事由。
底片、照片应放入密封柜、抽屉、有门的书架或文件架中保存。贮存柜应采用不可燃、耐腐的材料，应避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜的喷涂用料应稳定耐用，对贮存的底片、照片无有害影响。
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存贮最高温度和相对湿度 |
类 型 |
中期贮存（保存10年） |
长期贮存（保存100年） |
最高温度
（摄氏度） |
相对湿度（%） |
最高温度
（摄氏度） |
相对湿度（%） |
黑白胶片 |
25 |
20-50 |
15 |
20-40 |
彩色胶片 |
25 |
20-50 |
2 |
20-30 |
黑白照片 |
25 |
20-50 |
18 |
30-50 |
彩色照片 |
25 |
20-50 |
18 |
30-40 |
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